Nach der Anmeldung in MetaKocka wählen Sie im Dropdown-Menü - Order Management (siehe Bild unten).
Sobald das Modul geladen ist, werden ALLE eingegangenen Bestellungen angezeigt (neu, versandbereit usw.). Es werden auch der Bestellstatus, der Zahlungsstatus, die bestellten Produkte, die Zahlungsart und das Zahlungsdatum, die Bestellnummer, der Betrag und das Versanddatum angezeigt.
Wenn Sie ein bestimmtes Produkt suchen, können Sie die Anfrage in die Suchleiste eingeben (1) oder die Filteroptionen verwenden (2).
Auf dieser Ebene können Sie die Bestelldaten einsehen, bei Bedarf Änderungen vornehmen (z. B. wenn der Kunde die falsche Telefonnummer eingegeben hat) und die Änderungen speichern.
Der erste Schritt nach dem Öffnen der Bestellung ist die Erstellung der Rechnungen.
Diese können im Menüpunkt „Bestellungen - für Rechnungsstellung“ vorbereitet werden (unten dargestellt).
Es werden alle Bestellungen angezeigt, die bereits bezahlt wurden (PayPal, Kreditkarten) und „Nachnahme“ sowie noch nicht versendet wurden.
**(Die Anzeigebedingungen können je nach den Einstellungen des jeweiligen Unternehmens/der jeweiligen Geschäftsstelle variieren)
Wählen Sie auf der linken Seite die Bestellungen aus, für die Sie Rechnungen erstellen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche "Übertragen auf Rechnung“.
Wenn der Dialog geöffnet wird, können die Rechnungen auch ausgedruckt werden. (Alle Rechnungen für Barzahlungen, die zur Bestätigung an das Finanzamt (FURS) gesendet werden müssen, werden beim Drucken bestätigt.) Alternativ können Sie den Dialog schließen, wenn die Rechnungen automatisch per E-Mail verschickt werden.
Falls die Bestandsprüfung aktiviert ist, wird vor der Erstellung der Rechnungen eine Abfrage durchgeführt, ob alle Produkte auf Lager sind. Wenn nicht, wird die Bestellung automatisch übersprungen.
Wenn Sie die Zahlungsmethode „Vorausrechnung“ verwenden, können erhaltene Zahlungen massenhaft in Bestellungen importiert werden, wodurch die Bestellungen als bezahlt markiert werden:
Bestellungen, für die Rechnungen erstellt wurden, sind jetzt im Menüpunkt "Bestellungen - zur Versandvorbereitung" angezeigt.
Wenn Sie mit verschiedenen Lieferdiensten versenden, verwenden Sie dann den Filter
Die Bestellliste wird entsprechend gefiltert. Danach wählen Sie die Bestellungen aus und klicken auf „Etiketten drucken“
Wenn die direkte Datenübertragung eingestellt ist, werden mit einem Klick auf die Schaltfläche "Etiketten drucken" alle erforderlichen Daten für die ausgewählten Bestellungen an den gewählten Lieferdienst gesendet (Versand- und Empfängerdaten, Nachnahmegebühren). Nach Abschluss des Versandprozesses wird der Tracking-Code (abhängig vom verbundenen Lieferdienst) für die versendeten Bestellungen abgerufen und die Etiketten werden ausgedruckt (unten ein Beispiel für GLS).
Falls der Export für andere Abteilungen vorbereitet ist, werden durch Klicken auf die Schaltfläche "Export" verschiedene CSV-Exporte von Dateien (z. B. DHL, …) ausgegeben.
Falls beim Drucken der Etiketten ein Problem oder ein Fehler in der Bestellung auftritt, z. B. eine falsche Postleitzahl, wird dies angezeigt, und fehlerhafte Bestellungen werden in den Status PROBLEM verschoben:
Im Status "Problem" bearbeiten und korrigieren Sie die Bestellungen entsprechend und versuchen erneut, das Etikett zu drucken:
Bestellungen, die Sie versendet haben, markieren Sie durch Klicken auf die Schaltfläche "Als versendet markieren" (das Paket wurde physisch versendet und befindet sich auf dem Weg zum Kunden). Beim Klicken auf "Als versendet markieren" erhalten die Kunden eine Benachrichtigung per E-Mail mit der Tracking-Nummer (sofern der Versanddienstleister dies unterstützt), mit der sie die Lieferung ihrer Sendung verfolgen können.
Odpremo je mogoče vršiti tudi preko čitalca, kjer poskenirate nalepko kurirja in preko čitalca odpremite paket.
Der Versand kann auch über einen Scanner erfolgen, indem Sie das Versandetikett scannen und das Paket über den Scanner versenden.
Einbindung des Scanners in den Versandprozess in der ANLEITUNG.
Bestellungen erhalten den Status "Versendet" und werden in das Niveau "Bestellungen – Versendet" verschoben
Wenn dies entsprechend vereinbart und eingerichtet wurde, wird dem Kunden mit Verzögerung eine E-Mail mit der Rechnung in elektronischer Form gesendet.
Bestellungen, die abgeschlossen sind (bezahlt – erhaltene Nachnahme oder mit Karte bezahlt und den Status "Zugestellt" haben), werden automatisch in den Bereich "Bestellungen – abgeschlossen" verschoben
Endstatus der versendeten Bestellungen
Jede Bestellung, die versendet wurde (d. h. sie hat einen Tracking-Code und den Status "Versendet" erhalten), erreicht nach einer bestimmten Zeit und bestimmten Ereignissen ihren endgültigen Status. In der folgenden Tabelle sind die endgültigen Status sowie die Bedingungen aufgeführt, unter denen eine Bestellung in einen dieser Status übergeht
| Status (Bezeichnung) | Bedeutung | Automatischer Übergang? | Erstellt automatisch eine Gutschrift? |
| Abgeschlossen (completed) | Der Kunde hat das Paket erhalten | Ja, wenn für den Versanddienstleister eine Sendungsverfolgung unterstützt wird ODER Import der Nachnahme über eine Excel-Tabelle | Nein, niemals (bedeutungsgemäß nicht passend) |
| Gelöscht (manually_closed) | Der OM-Benutzer storniert die Bestellung | Nein, der Benutzer führt es immer manuell aus | Ja, immer. |
| Storniert (canceled) | Der Kunde storniert die Bestellung. | Nein, der Benutzer führt es immer manuell aus | Ja, immer. |
| Rücksendung des Pakets (package_returned) | Das Paket wurde zurückgesendet, weil der Kunde es abgelehnt hat / es nicht angenommen hat / die Adresse nicht korrekt war | Ja, wenn für den Versanddienstleister eine Sendungsverfolgung unterstützt wird UND Es trat ein Ereignis der Paketablehnung auf. Falls die Sendungsverfolgung nicht unterstützt wird, wird die Änderung vom OM-Benutzer durchgeführt | Ja, wenn die Option in den zusätzlichen Einstellungen aktiviert ist. |
Versendet – Fehler (shipped_error) | Das Paket wurde versendet, erreichte aber den Kunden nicht | Ja, wenn für den Versanddienstleister eine Sendungsverfolgung verfügbar ist UND (Das Paket hat eine Tracking-Nummer und wurde versendet, aber der Versanddienstleister erhielt es innerhalb von 30 Tagen nicht | Ja, wenn die Option in den zusätzlichen Einstellungen aktiviert wurde. |
Filtersuche
In der Bestellsuche haben Sie die Möglichkeit, nach den unten aufgeführten Filtern zu suchen. Im Folgenden werden die Kriterien detailliert beschrieben.
Kundenbestellung – Suche nach der Bestellnummer aus dem Online-Shop. Es wird immer die vollständige Zeichenfolge exakt gesucht. Bei zusammengeführten Bestellungen (z. B. 100, 200, 300) geben Sie nur eine Nummer ein (z. B. 100), um eine erfolgreiche Suche durchzuführen.
Tracking-Nummer – Die Tracking-Nummer der Bestellung, die beim Drucken des Etiketts oder beim Import der Tracking-Nummern aus dem Versanddienstleister hinzugefügt wurde. Es wird immer die vollständige Zeichenfolge exakt gesucht.
Name und Nachname – Vor- und Nachname des Kunden oder Empfängers. Sie können nach bestimmten Wörtern suchen (z. B. heißt der Kunde „Janez Novak Gorenc“, können Sie nach „Janez Gorenc“ suchen), in umgekehrter Reihenfolge (z. B. wenn der Kunde „Janez Novak“ ist, wird die Suche auch bei „Novak Janez“ ein Ergebnis liefern) oder nach einer Teilzeichenfolge (z. B. wenn der Kunde „Janez Löwenherz“ heißt, funktioniert die Suche auch mit „Janez Löwe“). Groß- und Kleinschreibung ist nicht relevant.
E-Mail – Die E-Mail-Adresse muss korrekt eingegeben werden – Groß- und Kleinschreibung sowie Sonderzeichen (Punkte, Bindestriche, Unterstriche) sind nicht relevant (z. B. wird „ja-nez.no_vak@gmail.com“ auch bei der Suche nach „janeznovak@gmail.com“ gefunden).
GSM – Die Mobiltelefonnummer des Empfängers oder Kunden. Es kann nach dem letzten Teil der Nummer gesucht werden. Wenn der Kunde z. B. „+38641100200“ eingegeben hat, findet die Anwendung ein Ergebnis, wenn Sie nach „100200“ suchen. Sie findet jedoch nichts, wenn „041100200“ eingegeben wird (die führende 0 wurde nicht erfasst).
Rechnungsnummer – Suche nach der vollständigen Rechnungsbezeichnung oder Nummer. Wenn Sie beispielsweise eine Rechnung „SK-MK-23456“ haben, findet das System die Rechnung mit der vollständigen Suchzeichenfolge („SK-MK-23456“) oder nur mit der Nummer („23456“).
Schnellsuche – Sucht nach Bestellnummer, Partner- und Empfängeradresse sowie Kontaktdaten, zusätzlichem Bestellnamen, Kundenbestellung, Zahlungsfrist für die Verkaufsbestellung, Abschlussdatum der Bestellung, Gesamtwert der Bestellung, Tracking-Code, ID-Nummern verbundener Dokumente (Rechnungen, Lieferscheine). Trotz der Bezeichnung ist die Suche nicht schnell und kann bei einer großen Anzahl von Bestellungen sehr lange dauern. Daher ist es ratsam, sie mit dem zusätzlichen Kriterium „Bestelldatum ab“ einzuschränken.