1. Nastavitve/ Vaše podjetje - izberite računovodski program s katerim se izvede izmenjava podatkov

 

Izberite Nastavitve/ Vaše podjetje in na sredini strani pod Izmenjava s programom izberete Prilagojeno. 




Nastavitev shranite in se ponovno prijavite v MetaKocko. Po ponovni prijavi boste v Nastavitvah našli dodatno menijsko točko "Izmenjava podatkov"


Določeni računovodski programi kot je Vasco, Pantheon, Opal, Hermes uporabljajo pri partnerjih šifre, ki jih je potrebno pred začetkom izmenjave uskladiti z računovodstvom sicer bodo po uvozu v računovodskem programu partnerji podvojeni. (Navodilo najdete tu)


2. Nastavitve/ Izmenjava podatkov


V nastavitvah nato vstopite v Izmenjavo podatkov




1. Izberite Nastavitve/Izmenjava podatkov

2. kliknite na nastavitve



3. Dodatne nastavitve - nastavitev izmenjave programa in nastavitev kontov


V dodatnih nastavitvah nastavite za kateri računovodski program želite napraviti izmenjavo



1. kliknete Nov profil

2. izberete za kateri računovodski program želite napraviti izmenjavo

3. izberete za katere račune (prodajne ali nabavne) želite nastaviti konte


Odprejo se vam možnosti nastavitev kontov




1. izberete za kaj vse želite, da se vam izvozijo konti (lahko samo za Račune Domače, lahko dodate tudi dobropise in tuje račune,...)

2. določite konte

3. nastavite druge nastavitve v kolikor potrebujete

4. shranite spremembe


Ponovite postopek za prejete (nabavne) račune, tako da kliknete Nov profil in pod področje sedaj izberete Nabava.



4. Izmenjava podatkov


Ko postopek končate pojdite nazaj v Metakocko



Pojdite v nastavitve/ izmenjava podatkov, kjer vnesete podatke za izpis



Možnosti in polja so odvisna od izbranega programa


1. Izberite Nastavitve/Izmenjava podatkov

2. Izberite datumsko območje za katerega želite, da se pripravijo podatki

3. Izberite če želite da se izvozijo tudi priponke ( izdani - pdfi izdanih računov, prejeti - skenirani računi )

4. Izberite tip podatkov ( izdani ali prejeti računi)

5. 2x vpišite geslo, z katerim bo računovodja dostopal do podatkov za izmenjavo, ki jih bo dobil

6. Vpišite email naslov računovodje, na katerega dobi podatke za izmenjavo 

7. Tukaj lahko omejite izvoz le na določen račun

8.  in kliknite "Pripravi podatke"


To ponovite za vsak tip podatkov.

V spodnjem delu ekrana se bo izpisalo stanje priprave podatkov. Ko bo datoteka pripravljena se pošlje na vpisani email obvestilo, ki vsebuje povezavo na obrazec za prevzem.


5. Obvestilo, ki ga prejme prejemnik po epošti


Ko je postopek izdelave željene datoteke končan, se na vpisani email pošlje sporočilo z povezavo (prikazano spodaj)



Klik na "Podatki MetaKocka" vas preusmeri na obrazec za prevzem datoteke, kjer je potrebno vpisati prej vpisano geslo.

Pozor - povezava je aktivna zgolj do ure izpisane v obvestilu, po pretečenem času se datoteke za prenos avtomatično uničijo.


6. Prevzem datoteke






 

V polje geslo računovodstvo vpišete dogovorjeno geslo in klikne prenesi. S tem se datoteke prenesejo na računalnik računovodje, ki vsebino ( kot predpisano za izbrani program) uvozi v svoj računovodski program.




Postopek nastavitve  ki omogoči, da računovostvo samostojno dostopa do izmenjave podatkov


Vkolikor želite, da računovostvo samostojno dostopa do izmenjave, je potrebno za njih pripraviti ustreznega uporabnika in mu nastaviti ustrezen dostop v MetaKocko.


1. Nastavitve pravic za izmenjavo podatkov


  1. Preko "Nastavitve" -> "Uporabniki" dodate novega uporabnika,
  2. Uporabnik mora imeti pravico Nastavitve -> izmenjava podatkov (glej spodnjo sliko).



Obkljukajte "Izmenjava podatkov"



2. Shranite vnos

Kliknite na ikono "Shrani" 


Računovodstvo bo s tem uporabnikom sedaj lahko dostopalo do izmenjave takrat, ko izvajajo kniženje za vas


Posebnosti


Na izdan računu ni dodana knjižba za davek


V kolikor ima račun davek, ki ni določen pod nastavitvami za izvoz, se knjižba za ta davek ne bo izvozila (glej spodaj primer).





Vprašanja za računovodski servis


Pred nastavitvijo izmenjave podatkov priporočamo, da se s računovodstvom dogovorite o načinu izmenjave ter konfiguracijskih parametrih. Če boste imeli odgovore na spodnja vprašanja, vam bomo lažje svetovali.


1.1 Osnovna vprašanja

  • Kateri računovodski program uporabljajo? (Vasco, Pantheon, Minimax, OpPIS, eRačuni)
    • če ni eden od zgornjih - ali program podpira izmenjavo preko Vasco ali VOD formata?
    • če uporabljate Pantheon - ste že kdaj uvažali preko VOD standarda? Na podpori lahko dobite kontakt svetovale za Pantheon, ki je izvedla implementacijo pri nekaj strankah.
  • Boste izvažali prodajni in ali nabavni del? (nabavni del lahko izvozite samo glave računov)
  • želite ločen izvoz glede na spodnje kriterije (npr : "vse domače in tuje s dobropisi v eno datoteko. Maloprodajni s dobropisi v drugo datoteko" ali "vsi SLO računi v eno datoteko, vsi HR pa v drugo").

    • domači / tuji / maloprodajni / dobropisi

    • profitni centri

    • državah

    • plačilni inštrument.

    • številčenje

  • Bi želeli, da se fizične osebe preslikajo v ala "Končni kupec s šifro 1000". Ali pa za vsako državo posebaj ala "Končni kupec Avstrija s šifro 120"
  • Rabi izvoz izmenjavo stroškovnega mesta / projekta?
  • Pri izvozu vedno podatke datum od - do. Ali bo to datum račun ali datum opravljene storitve?
  • Imate več kot 5000 računov na mesec? (za nekatere programe je to lahko težava pri uvozu, zato se s nami posvetujte)
  • Bi radi, da se plačila izvozijo v določene konte? Ni še podprto za Minimax. 


V kolikor pošiljate podatke na MetaKocka podpora, zraven navedite tudi kontakt v računovodstvu. 


1.2 Konti - prodaja

Opombe : 

  • proizvodi in storitve ni mogoče ločiti na dva ločena konta
  • tudi če v določenem območju ne izvajate prodaje (npr. nižja davčna stopnja ali tretji svet), vseeno vnesti številko konta (lahko tudi neveljaven). Tako boste ob uvozu vsaj dobili napako da konto ne obstaja in bo mogoče hitro najti rešitev. 




Vpišite vrednost
Terjatve doKupci Domači

Kupci maloprodajni

Kupci tujina

Kupci tretji svet
Izhodni DDVDavčni zavezanci - nižja 

Davčni zavezanci - višja 

Končni potrošnik - nižja 

Končni potrošnik - višja
Prihodki proizvodi in storitveDoma nižja

Doma višja

EU

Tretji svet
Prihodki blago Doma nižja

Doma višja 

EU

Tretji svet
Posebna davčna stopnja (5%)Osnova

DDV


V primeru izvoza plačil za določene konte, prosim da naredite naslednje :

  • preverite pri MetaKocka stranki, katera plačila dejansko uporablja v MetaKocka,
  • pripravite seznam "Plačilo - konto",
  • trenutno podprti programi : Vasco, Pantheon 


1.3 Konti - nabava 

MetaKocka ne omogoča podrobno kontiranje nabavnih računov. Zato je smiselno izvoziti samo glave računo (terjatev do kupca, izhodni DDV), podrobno kontiranje pa vseeno opraviti v računovodskem programu. Prednosti takega prenosa je v tem, da ni potrebno ponovno prepisovati osnovnih podatkov računa (številke, datume, itd in predvsem podatkov kupca).





Vpišite vrednost
Obveznost doDobavitelji Domači

Dobavitelji maloprodajni

Dobavitelji tujina

Dobavitelji tretji svet
Vstopni DDVDavčni zavezanci - nižja 

Davčni zavezanci - višja 

Fizična oseba - nižja 

Fizična oseba - višja


Napačni konti pri uvoženih računih

V kolikor računovodstvo ugotovi, da imajo uvoženi računi napačne konte ali manjka kakšna transakcija ter ne gre samo za popravek številke konta, je najbolje slediti spodnjemu postopku. Na ta način lahko potem MetaKocka podpora izvede ustrezne nastavitve in preveri izvoz, da se ujema s željeno obliko datoteke.


Naredite naslednje :

1. izberete en račun / dobropis, ki ima napačne konte ter izvozite podatke za tisti dan

2. izvozite podatke preko izmenjave podatkov (najbolje za en dan). Pri tem lahko tudi omejite na posamezne račune preko vnosa v polje "Omejitev računov" (npr. "P1-MK-100,P1 -MK-101")

3. računovodstvo uvozi podatke in popravi račun v svojem sistemu na prave vrednosti. 

4. računovodstvo izvozi popravljen račun v XML datoteko. Kako se to naredi za posamezni program glejte navodila https://metakocka.freshdesk.com/a/solutions/articles/3000060349?lang=sl

5. na podporo pošljete MetaKocka izvoženo datoteke iz točke (2) in popravljeno datoteko iz točke (5).

6. podpora bo nastavila ustrezne konte, ponovno izvozila podatke in preverila, če se številke ujemajo za dani testni račun.


Možne težave pri izmenjavi za OSS račune

Spodaj so naštete možne težave pri izvozu računov za OSS. Ločene so na dve skupine - nekaj, kar se lahko pripeti vsak mesec in težave na katere je potrebno paziti pri prvem izvozu (če je vse pravilno nastavljeno, do teh težav ne prihaja več).


Vsak mesec - Dodana dodatno številčenja in izbrani davki

V kolikor izvedete prodajo v dodatno državo, sa bo samodejno izdelalo novo številčenje in določile davčne stopnje. Vendar se le to samodejno ne nastavi pri izmenjavi podatkov. Določitev številčenja in tipe izvoznih davkov je potrebno posebaj določiti.

To je področje, ki ga prikazuje spodnja slika.




V kolikor imate nastavljeno izmenjavo po ločenih številčenjih si lahko omejite izvoz računov od - do


Začetna nastavitev - vključitev OSS in datum

Pod dodatnimi nastavitvami mora biti vključen OSS in datum vključitve mora biti enak ali prejšni, kot je datum prvega OSS računa.


OSS izvedba dogodka v matični državi in prodaja artikla

Poglejmo si primer prodaje storitve v matični državi in dobava izdelka iz lokalnega okolja :

  • podjetje imate v SLO in izvajate prodajo iz SLO
  • prodajate recimo v DE in ker presegate promet, imate vključeno OSS in poročanje prodaje v DE preko OSS
  • vendar se sedaj odločite, da boste v DE organizirali lokalni dogodek s predstavitvijo izdelkov, ki bo imel vstopnino. In v spletni trgovini prodajate karto za dogodek, stranka pa lahko izbere tudi vaše artikle. 
  • stranka sedaj kupi karto za vaš dogodek v DE, ter hkrati naročil še določene artikle, ki jih pošljete iz SLO. Vse je na enem naročilu in posledično enem računu. 
  • nastane težava, ker morate prodano vrednost artiklov poročati preko OSS, karte za dogodek pa je potrebno poročati direktno na DE davčno upravo. 

Problem lahko rešite tako, da račune razbijete s pomočjo dobropisa na dva računa. Primer :

  • imate račun R1, ki vsebuje 1x vstopnica in 2x steklenica,
  • naredite dobropis D1 za 2x steklenica in izdate novi račun R2 za 2x steklenica
  • sedaj računi R1 in dobropisu D1 določite profitni center P1, računi R2 pa profitni center P2
  • izvoz podatkov omejite na profitni center in tako boste dobili dva ločena izvoza, ki jih ločeno uvozite v računovodski program. 

Začetna nastavitev - ustrezni datum za poslovno enoto

Datum odprtja poslovne enote mora nujno biti enak ali prejšni, kot je datum prvega OSS računa. Drugače se le ta račun ne bo upošteval kot OSS račun.  Primer neskladja je prikazan na spodnji sliki.




OSS in obračun storitev ob dostavi paketov

Spletna naročila imajo običajno ob blagu tudi kakšno dodatno storitev, ki ni blago - npr. poštnina, provizija za plačilo po povzetju, zavarovanje, itd. V primeru izvoza OSS se le ta storitev avtomatično upošteva kot blago. To pa zato, ker je splošno stališče FURS-a, da se presoja, ali bi storitev lahko nastala kot samostojna brez blaga. Torej, če blaga ne bi prodali, ali bi lahko obračunali poštnino, provizijo, itd? Verjetno ne. Zato storitveni artikli prevzamejo usodo "blaga".



Minimax: Analitika je obvezen podatke


Metakocka ne podpira vnos analitike v datoteko za izmenjavo, zato je potrebno v tem primeru znotraj Minimaxa v Šifrantu Kontov določiti, da se analitika ne vnaša