Zaklenitev : Vsi računi
Zaklepanje onemogoči, da bi katerikoli uporabnik podjetja lahko izvedel spremembe, ki vplivajo na vsebino dokumenta. Zaklenemo lahko vse dokumente do ( vključno) izbranega datuma.
Izvedba zaklepanja / odklepanja
Zaklepanje je na voljo pod "Dodatne nastavitve / zaklepanje obdobij" :
Kliknet ena vaše ime zgodnjem desnem kotu, ter kliknite Dodatne nastavitve
- Izberete možnost "Zaklepanje obdobji"
- Preko gumba "Dodaj" dodate novo obdobje zaklepanje in shranite
- V tabeli je prikazana celotna zgodovina zaklepanja in brisanja
- Z gumbom "Brisanje" lahko odstranite zaklenjeno obdobje
Pri vnosu novega obdobja je potrebno Izbrati tip dokumentov in datum do katerega (vključno s tem datumom) naj se dokumenti zaklenejo, lahko dodate opombe.
In kliknete "Shrani"
Prikaz zaklenjenih dokumentov na seznamu
V kolikor je dokument zaklenjen, se v seznamu prikaže ikona "ključavnice".
V primeru izvedbe spremembe / brisanja zaklenjenega dokumenta, se prikaže sporočilo z napako :
Zaklenitev : Vsi računi
Obseg dokumentov : vsi prodajni (domači, tuji, maloprodajni, avans, dobropisi) in nabavni računi (domači, tuji, maloprodajni, avans, bremepisi).
Upoštevanje datuma : pri prodajni računih je to datum računa. Pri nabavnih je datum prejetja računa.
Blokirane operacije : vnos / spreminjanje / brisanje računa
Še vedno je mogoče izvesti naslednje operacije :
- izdelava dobropisa / storno računa,
- dodajanje / brisanje / urejanje plačil,
- spreminjanje obrokov,
- spreminjanje profitnega centra
Zaklenitev : Zaloga
Obseg dokumentov : vsi prodajni (domači, tuji, maloprodajni, avans, dobropisi) in nabavni računi (domači, tuji, maloprodajni, avans, bremepisi), dobavnice, prevzemnice, nalog za prevzem, nalog za odpremo, medskladiščnica, reverz, inventura, delovni nalog, prodajno naročilo
Upoštevanje datuma :
- datum dokumenta : prodajni račun, dobavnice, prevzemnice, nalog za prevzem, nalog za odpremo, medskladiščnica, reverz, inventura, prodajno naročilo.
- datum prejetja računa : nabavni račun
- datum porabe : delovni nalogi
Blokirane operacije :
- vnos / spreminjanje / brisanje dokumentov
- vnos porabe (delovni nalogi) pred tem datumom
Še vedno je mogoče izvesti naslednje operacije :
- prodajna naročila : sprememba statusa naročila, sprememba dodatnega opisa naročila
- operacije nad računu, ki so opisane pod "Zaklenitev : Vsi računi"
Predpogoji za zaklenitev :
- prodajna naročila : mora biti zaključena pred datumu zaklepanja
- delovni nalogi : celotni plan in poraba morajo biti pred datumom zaklepanja
Težava : nezaključena prodajna naročila
V koliko dobite izpis podoben spodnji sliki, je potrebno le ta naročila predhodno spremeniti.
Možnosti so naslednje :
a) naročilom spremenite status v "Zaključeno". Verjetno jih tako in tako ne boste odpremili, ker gre za zelo stara naročila. V kolikor je večje število naročil, predlagamo uporabo Order Managment - Spreminjanje naročil z uvozom.
V kolikor bi radi imeli statistiko glede neodpremljenih naročil (npr. koliko jih nismo odpremili, ker "Ni odpreme - ni zaloge", "Stranka preklicala preko email", "Stranka preklicala preko klicnega centra"), naredite naslednje :
- Dodate nove statuse naročil- npr. "Ni odpreme - ni zaloge"
- Naročilom spremenite status ročno ali preko Order Managment - Spreminjanje naročil z uvozom
- Pod dodatnimi nastavitvami (glejte sliko spodaj) označite novi status kot "Prezri statuse na rezervacijah".
b) status (npr. na sliki REKLAMACIJA-vrnjen denar) dodate pod Prezri statuse na rezervacijah. Vendar pozor : za te statuse se potem ne upoštevajo rezervacije.
