Z leti se v programu MetaKocka ustvari veliko število dokumentov (prodajna naročila, računi, dobavnice, itd), ki lahko prispevajo k počasnejšem delovanju aplikacije in poročil. Ker nekaj let stari dokumenti običajno niso potrebni za operativno delo ali sprejemanje poslovnih odločitev v naprej, jih lahko v aplikaciji arhivirate.
Arhiviranje izvede MetaKocka podpora v predhodnem dogovoru s stranko. Običajno se izbere arhiviranje do določenega leta (npr. do 31.12.2022). Vedno se izvede od začetka poslovanja do določenega datuma (ni mogoče arhivirati samo določenega obdobja znotraj celotnega obdobja uporabe MetaKocke).
Arhiviranje vedno začne z dokumentom, Prodajno naročilo in zajame vse povezane dokumente (računi, dobavnice, morebitni dobropisi in prevzemnice). V kolikor vsi povezani dokumenti izbranega prodajnega naročila niso znotraj območja arhiviranje - se ne bo izvedlo arhiviranje in bo dokument ostal v MetaKocka. Primer : arhivirate do 31.12.2023, prodajno naročilo in račun sta nastala 10.12.2023, vendar ste zatem naredili še dobropis 5.1.2024. Prodajno naročilo in vsi povezani dokumenti ne bodo arhivirani. Ko pa se bo izvedlo arhiviranje na 31.12.2024, bo prodajno naročilo vključeno.
Priporočilo za območje arhiviranja
Priporočamo, da ohranite 2 poslovna leta + tekoče poslovne leto. Primer :
- trenutni datum je 10.8.2025, kar pomeni poslovno leto 2025
- ohranite poslovno leto 2024 in 2023
- arhiviranje se izvede na 31.12.2022
Dostop do arhivskih dokumentov
Arhivirani dokumenti niso več dostopni preko običajne strani za pregled prodajnih naročil / računov ali naročil v OM. Lahko pa do njih dostopate preko možnosti "Arhiv". Po dokumentih lahko iščete ali preverite njihovo vsebino. Lahko jih tudi prekopirate v novi dokument.
Dokumenti so tudi vključeni v poročilo :
- Seznam prodajnih naročil
- Seznam izdanih računov V2 (še v delu)
Prenos posameznih dokumentov iz arhiva
V kolikor določen dokument potrebujete za spreminanje, lahko pišete podpori in vam bomo dokument vrnili nazaj v običajni del aplikacije, kjer ga boste lahko ponovno spreminjali.
Omejitve arhivskih dokumentov
Ko so dokumenti enkrat v arhivu imajo določene omejitve :
- Ni jih mogoče več spreminjati / brisati
- Ne pojavijo se v poročilih (razen določenih - glej Dostop do arhivskih dokumentov)
- Ne upoštevajo se v Analitika aplikaciji