Allgemeiner Import von Nachnahmen ermöglicht es, eine vorbereitete Excel-Datei zu verwenden, in der einer der Identifikatoren der Bestellung oder der Sendungsverfolgungscode zusammen mit dem Kontrollbetrag der Nachnahme kopiert wird. Nach erfolgreichem Import wird die Bestellung und somit auch die Rechnung als bezahlt markiert.
Lieferung - Import von Nachnahmen - allgemein
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Importdatei
Die Vorlage für die Importdatei kann in der Anwendung durch Klicken auf "Beispiel für eine Importdatei" (siehe unten) heruntergeladen werden. Es ist wichtig, dass mindestens eine Bestell-ID für die Bestellung angegeben wird, für die eine Nachnahme erhalten wurde – Bestellnummer, Kundenbestellung aus dem Online-Shop oder Tracking-Nummer (Tracking code). Wenn mehrere Daten für die gleiche Bestellung eingegeben sind, erfolgt der Vergleich von links nach rechts. Wenn das Nachnahmedatum nicht angegeben ist, wird es auf das heutige Datum gesetzt.
Zahlungskennzeichnung und Datum des Erhalts der Nachnahme
Nach einem erfolgreichen Import wird die Bestellung und Rechnung als "Zahlung per Nachnahme" markiert, mit dem angegebenen Datum (oder dem Importdatum, falls das Datum nicht angegeben ist).
Kontrollbetrag
Die Eingabedatei enthält auch eine Spalte für den Kontrollbetrag. Wenn Sie überprüfen möchten, ob der Nachnahmebetrag mit dem Bestellbetrag übereinstimmt, können Sie den Wert in das Feld "Kontrollbetrag" eingeben. Bei Abweichung wird eine entsprechende Fehlermeldung angezeigt (siehe Abbildung unten). Im Fall einer Abweichung wird der Nachnahmebetrag nicht zur Bestellung hinzugefügt.
In Excel muss der Wert zwingend in die Spalte "E" eingegeben werden, und die Spalte muss den Namen "Kontrollbetrag" tragen.
Im Falle einer Abweichung werden die Fehler unten angezeigt, wie oben dargestellt.
Kontrolle und Erfassung der Zahlung - Erste Rate
Wenn der Kunde die Bestellung in Raten bezahlt und den Betrag der ersten Rate bei der Lieferung der Bestellung begleicht, kann der Betrag der ersten Rate über die Spalte "Erste Rate" eingegeben werden.
Es wird eine entsprechende Kontrolle des Betrags durchgeführt und die Zahlung der Rate erfasst.
In der Excel-Datei muss der Wert unbedingt in der Spalte "F" eingegeben werden, wobei die Spalte den Namen "Erste Rate" haben muss.
Änderung der Zahlungsmethode durch den Import von Nachnahme
Wenn im Feld G der Wert Zahlungsmethode eingegeben wird, wird beim Import der Nachnahme die Zahlungsmethode auf der Bestellung aktualisiert:
Überprüfung des Status vergangener Importe
Über "Zusätzliche Einstellungen" kann der Status vergangener Importe überprüft und der Inhalt des Imports eingesehen werden – durch Klicken auf "Vergangene Importe" kann auch die Excel-Datei des vergangenen Imports heruntergeladen werden.
Überprüfung der Bestellnummern bei zusammengefassten Bestellungen
Wenn Sie zusammengefasste Bestellungen haben, wird jede Bestellung einzeln überprüft. Für die untenstehende Eingabe wird überprüft, ob die Bestellungen mit den Nummern PP-26531 und PP-26532 existieren. Da es sich um die gleiche Bestellung handelt, wird eine Gutschrift nur einmal erstellt.
Im Falle, dass Sie in OM eine Bestellung mit der Bezeichnung "PP-26531,PP-26532" haben, können Sie folgende Werte in Excel eingeben:
- PP-26531
- PP-26532
- PP-26531,PP-265 (abgeschnitten)
Das System wird dennoch die entsprechende Bestellung im Order Management finden. Falls bereits eine Bestellung mit der Nummer PP-265 im System existiert, erhalten Sie eine Fehlermeldung: "Bestellung mit der Bezeichnung 'Kundenbestellung = PP-26531,PP-265' hat mehr als eine Bestellung im Order Management."
Wiederimport von Bestellungen
Falls in Ihrer Importdatei Fehler vorhanden sind und Sie diese direkt in der Excel-Datei korrigieren möchten, können Sie die gesamte Datei erneut importieren. Wenn eine Bestellung bereits bezahlt wurde, wird bei einem neuen Import keine zusätzliche Zahlung hinzugefügt, sondern die folgende Fehlermeldung wird angezeigt: