Arhiviranje podataka

Tijekom godina u programu MetaKocka nastane velik broj dokumenata (prodajne narudžbe, računi, otpremnice itd.), što može usporiti rad aplikacije i izvješća. Budući da dokumenti stari nekoliko godina obično nisu potrebni za operativni rad ni za donošenje budućih poslovnih odluka, možete ih arhivirati u aplikaciji.

Arhiviranje provodi MetaKocka podrška uz prethodni dogovor s klijentom. Obično se odabire arhiviranje do određene godine (npr. do 31. 12. 2022.). Uvijek se provodi od početka poslovanja do određenog datuma (nije moguće arhivirati samo određeno razdoblje unutar cijelog razdoblja korištenja MetaKocke).

Arhiviranje uvijek počinje dokumentom Prodajna narudžba i obuhvaća sve povezane dokumente (račune, otpremnice, eventualna odobrenja i primke). Ako svi povezani dokumenti odabrane prodajne narudžbe nisu unutar raspona arhiviranja, arhiviranje se neće provesti i dokument će ostati u MetaKocki. Primjer: arhivirate do 31. 12. 2023., prodajna narudžba i račun nastali su 10. 12. 2023., ali ste nakon toga 5. 1. 2024. napravili i odobrenje. Prodajna narudžba i svi povezani dokumenti neće biti arhivirani. Kada se arhiviranje provede do 31. 12. 2024., prodajna narudžba bit će uključena.

Preporuka za raspon arhiviranja

Preporučujemo da zadržite 2 poslovne godine + tekuću poslovnu godinu. Primjer:

• trenutni datum je 10. 8. 2025., što znači poslovna godina 2025.
• zadržite poslovne godine 2024. i 2023.
• arhiviranje se provodi do 31. 12. 2022.

Pristup arhiviranim dokumentima

Arhivirani dokumenti više nisu dostupni putem uobičajene stranice za pregled prodajnih narudžbi / računa ili narudžbi u OM-u. Možete im pristupiti putem mogućnosti "Arhiva". Dokumente možete pretraživati ili provjeriti njihov sadržaj. Možete ih i kopirati u novi dokument.

Dokumenti su uključeni i u izvješća:

• Popis prodajnih narudžbi
• Popis izdanih računa V2 (još u izradi)

Prijenos pojedinih dokumenata iz arhive

Ako određeni dokument trebate mijenjati, možete pisati podršci i vratit ćemo ga u uobičajeni dio aplikacije, gdje ćete ga ponovno moći mijenjati.

Ograničenja arhiviranih dokumenata

Kada su dokumenti u arhivi, imaju određena ograničenja:

1. Više ih nije moguće mijenjati / brisati
2. Ne pojavljuju se u izvješćima (osim određenih - vidi Pristup arhiviranim dokumentima)
3. Ne uzimaju se u obzir u aplikaciji Analitika