Funkcionalnost je na voljo vsem OrderManagement uporabnikom, ki bi si želeli avtomatizirati izdelavo računov, ter tako pohitriti delovni proces.
Namesto da v OrderManagementu uporabnik s klikom na gumb Prenesi na račun izdeluje račune, za to poskrbi avtomatika sama in pripravi račune za naročila, ki se nahajajo v statusu NOVO, ter nadomesti ročno delo:
Avtomatiko izdelave računov vklopite ter ustrezno nastavite pravila v dodatnih nastavitvah
S klikom na gumb UREDI, se odpre dialog, z možnimi nastavitvami za avtomatsko izdajo računov:
1. Države
Izbirate med možnostmi Vsi (avtomatika velja za vse države), Izbrani ( avtomatika velja samo za izbrane države), Razen izbranih (avtomatika velja za vse države, razen za izbrane)
2. Zamik ure in najdaljši čas izdelave
Zamik ure nastavite, po kolikšnem času se izda račun za naročilo, ki je v statusu NOVO.
Najdaljši čas izdelave v sekundah
Primer uporabe: po 1uri od zabeleženega statusa NOVO se bodo naročilom, ki ustrezajo tem pogoju izdali računi. Čas trajanja operacije bo 360 sekund. Po 360tih sekundah se bo operacija avtomatike prekinili in se kasneje ponovno zagnala. Časovna omejitev izdelave računov je potrebno nastaviti, saj bo v nasprotnem primeru avtomatika delovala neprekinjeno, kar pomeni, da uporabniki v kolikor bodo želeli izdati račun ročno, tega ne bodo mogli storiti, saj lahko operacijo izdaje računov hkrati izvaja samo en uporabnik.
3. Omejitev časa izdelave
Omejitev časa je obvezna. V kolikor ni nastavljena omejitev, se za ta dan računi ne bodo izdajali. V čas izdelave, vpišete ure omejitve pri posameznih dnevih. Kar pomeni, da bo avtomatika izdelovala račune med vpisanimi urami. Ali dodate ročni vnos DODAJ NOV, kjer lahko zapišete omejitev na specifični datum.
Primer uporabe:
- Omejitev časa izdelave računov med 15-7, ker ne želimo da avtomatika deluje med delovnim časom podjetja. Tako avtomatika pripravi račune izven delovnega časa in ponoči ter so zjutraj računi pripravljeni.
- Zapišemo izjemo na omenjeni dan/datum, ker pripravljamo inventuro in ne želimo, da avtomatika izdaja račune v času inventure, saj bi to vplivalo na nepravilno stanje zaloge.
4. Omejitev paketov
Zaradi morebitnih omejitev kapacitet prevoza, skladišča oziroma kakršnih koli omejitev, lahko nastavimo koliko računov naj se kreira.
Da bi zagotovili pravilno štetje moramo vpisati presečno uro in statuse, v katerih se paketi upoštevajo pred vpisano presečno uro in po vpisani presečni uri.
Primer uporabe:
- Podjetje se poslužuje delnih odprem, torej v istem dnevu pripravijo večkrat naročila za isto državo/dostavno službo. Kar pomeni, da nastavimo presečno uro čas začetka dela v skladišču Npr. 7:00 in označimo statuse, v katerih naj avtomatika preverja/šteje naročila pred to uro in po tej uri. Torej pred to uro šteje samo naročila, ki so v statusu Pripravljen za odpremo (izdani računi), po tej uri pa naj gleda naročila, ki so v statusu pripravljen za odpremo in Odpremljen, saj smo nekatere že označili kot opremljene, nismo pa še zapolnili prevoznih kapacitet (256 paketov). Tako bo avtomatika izdelala račune za GLS SLO samo za 256 naročil.
- Ne uporabimo presečne ure, saj se ne poslužujemo delnih odprem, vseeno pa nastavimo statuse v katerih naj v primeru omejitve po kapacitetah prevoza Metakocka upošteva/šteje naročila:
Število računov lahko omejimo na dostavno službo po max številu paketov ali max teži. To pomeni, da bo Metakocka toliko časa izdelovala račune, dokler ne doseže ene ali druge omejitve.
Rezultate in proces generiranja računov lahko spremljate v: