Automatyczne tworzenie faktur

Funkcjonalność jest dostępna dla wszystkich użytkowników OrderManagement, którzy chcieliby zautomatyzować tworzenie faktur, a tym samym przyspieszyć proces pracy.

Zamiast tego, że w OrderManagement użytkownik kliknięciem przycisku Przenieś na fakturę tworzy faktury, dba o to sama automatyzacja i przygotowuje faktury dla zamówień, które znajdują się w statusie NOWY, zastępując pracę ręczną:

Automatyzację tworzenia faktur włączasz oraz odpowiednio ustawiasz reguły w dodatkowych ustawieniach

Po kliknięciu przycisku EDYTUJ, otwiera się okno dialogowe z możliwymi ustawieniami automatycznego wystawiania faktur:

1. Kraje

Wybierasz spośród opcji Wszystkie (automatyzacja dotyczy wszystkich krajów), Wybrane ( automatyzacja dotyczy tylko wybranych krajów), Oprócz wybranych (automatyzacja dotyczy wszystkich krajów, z wyjątkiem wybranych)

2. Opóźnienie czasowe i maksymalny czas tworzenia

Opóźnienie czasowe ustawiasz, po jakim czasie wystawiana jest faktura dla zamówienia, które znajduje się w statusie NOWY.

Maksymalny czas tworzenia w sekundach

Przykład użycia: po 1 godzinie od odnotowania statusu NOWY dla zamówień spełniających ten warunek zostaną wystawione faktury. Czas trwania operacji wyniesie 360 sekund. Po 360 sekundach operacja automatyzacji zostanie przerwana i później ponownie uruchomiona. Ograniczenie czasowe tworzenia faktur jest konieczne do ustawienia, ponieważ w przeciwnym razie automatyzacja działałaby w sposób ciągły, co oznacza, że użytkownicy, jeśli chcieliby wystawić fakturę ręcznie, nie byliby w stanie tego zrobić, ponieważ operację wystawiania faktur jednocześnie może wykonywać tylko jeden użytkownik.

3. Ograniczenie czasu tworzenia

Ograniczenie czasu jest obowiązkowe. Jeśli ograniczenie nie jest ustawione, w danym dniu faktury nie będą wystawiane. W czasie tworzenia wpisujesz godziny ograniczenia dla poszczególnych dni. Co oznacza, że automatyzacja będzie tworzyć faktury w wpisanych godzinach. Albo dodajesz ręczny wpis DODAJ NOWY, gdzie możesz zapisać ograniczenie na konkretną datę.

Przykład użycia:

• Ograniczenie czasu tworzenia faktur między 15-7, ponieważ nie chcemy, aby automatyzacja działała w godzinach pracy firmy. W ten sposób automatyzacja przygotowuje faktury poza godzinami pracy i w nocy, a rano faktury są gotowe.
• Zapisujemy wyjątek w dany dzień/datę, ponieważ przygotowujemy inwentaryzację i nie chcemy, aby automatyzacja wystawiała faktury podczas inwentaryzacji, gdyż wpłynęłoby to na nieprawidłowy stan magazynowy.

4. Ograniczenie paczek

Ze względu na ewentualne ograniczenia przepustowości transportu, magazynu lub jakiekolwiek ograniczenia, możemy ustawić, ile faktur ma zostać utworzonych.

Aby zapewnić prawidłowe zliczanie, musimy wpisać godzinę graniczną i statusy, w których paczki są uwzględniane przed wpisaną godziną graniczną i po wpisanej godzinie granicznej.

 
Przykład użycia:

• Firma korzysta z częściowych wysyłek, czyli tego samego dnia przygotowuje wielokrotnie zamówienia dla tego samego kraju/firmy kurierskiej. Oznacza to, że ustawiamy godzinę graniczną jako czas rozpoczęcia pracy w magazynie np. 7:00 i zaznaczamy statusy, w których automatyzacja ma sprawdzać/zliczać zamówienia przed tą godziną i po tej godzinie. A więc przed tą godziną liczy tylko zamówienia znajdujące się w statusie Gotowy do wysyłki (wystawione faktury), po tej godzinie powinna sprawdzać zamówienia znajdujące się w statusie gotowy do wysyłki i Wysłany, ponieważ niektóre oznaczyliśmy już jako wysłane, ale nie zapełniliśmy jeszcze zdolności transportowych (256 paczek). W ten sposób automatyzacja utworzy faktury dla GLS SLO tylko dla 256 zamówień.
• Nie używamy godziny granicznej, ponieważ nie korzystamy z częściowych wysyłek, ale mimo to ustawiamy statusy, w których w przypadku ograniczenia według pojemności transportowej Metakocka powinna uwzględniać/zliczać zamówienia:
  

Liczbę faktur możemy ograniczyć dla dostawcy według maks. liczby paczek lub maks. wagi. Oznacza to, że Metakocka będzie tworzyć faktury tak długo, aż osiągnie jedno lub drugie ograniczenie.

Wyniki i proces generowania faktur możesz śledzić w: