Po prijavi v MetaKocko izberete v spustnem meniju - Order Management (slika spodaj).
Ko se modul naloži, se pokažejo VSA prejeta naročila (nova, pripravljena za odpremo,..), prikazani so tudi statusi naročil, status plačila, naročeni artikli, vrsta plačila in datum plačila, št naročila, znesek in kdaj je bilo naročilo odpremljeno.
Če iščete določeno naročilo lahko poizvedbo vpišete v iskalnik ( 1 ), ali pa si pomagate z izbiro filtrov ( 2 ).
Na tem nivoju lahko podatke naročila pregledate, če je potrebno dodatno uredite ( npr kupec ni vpisal prave telefonske številke) in spremembe shranite.
Prvi korak odpreme naročil je izdelava računov.
Te pripravite v menijski točki "Naročila - za izdajo računa" (prikazano spodaj).
Prikazana bodo vsa naročila, ki so že plačana ( Paypal, kartice) in "Po povzetju" ter še niso odpremljena.
**( pogoji prikaza se lahko razlikujejo glede na nastavitve posameznega podjetja/ trgovine)
Naročila za katere želite narediti račune na levi strani označite in kliknite na gumb "Prenesi na račun".
Ko se odpre dialog lahko račune tudi izpišete. (vsi računi za gotovinska plačila, ki morajo na potrditev na Furs se bodo ob izpisu potrdili) ali pa dialog zaprete, če se bodo računi pošiljali avtomatsko po elektronski pošti.
Če je vklopljeno preverjanje zaloge potem bo pred izdelavo računov izvedena poizvedba ali so vsi artikli na zalogi , če ne bo naročila avtomatsko preskočilo.
V kolikor uporabljate tip plačila po predračunu, se lahko prejeta plačila uvozijo masovno na naročila, ter se tako naročila označijo kot plačana, :
Naročila za katere so se izdelali računi so sedaj prikazana v menijski točki "Naročila - za odpremo".
Če pošiljate z različnimi dostavnimi službami, potem uporabite Filter
Seznam naročil se bo ustrezno pofiltriral. Zatem izberete naročila in kliknete "Natisni nalepke"
Če je nastavljeno direktno pošiljanje podatkov se bo za izbrana naročila s klikom na gumb "Natisni nalepke" poslalo vse potrebne podatke na izbrano dostavno službo ( podatki o pošiljkah in naslovnikih, odkupninah). Po končanem postopku pošiljanja se pridobi tracking kodo (odvisno od povezane dostavne službe) za poslana naročila in izpiše nalepke ( spodaj primer Gls)
V kolikor je pripravljen izvoz za druge službe se s klikom na gumb "Izvoz" - izpiše različne csv izvoze datotek ( Dhl, ..)
V kolikor bo pri tisku nalepk prišlo do težave ali napake v naročilu, primer: napačna poštna številka se bo to izpisalo in naročila z napako bodo prestavljena v status PROBLEM:
V statusu Problem, nato naročila ustrezno uredite, popravite ter ponovno poskusite s tiskom nalepke:
Naročila, ki ste jih odpremili označite s klikom na gumb "Označi poslano" ( paket je fizično odposlan in je na poti do kupca). Ob kliku na gumb "Označi poslano" bodo kupci prejeli po elektroski pošti obvestilo s tracking kodo (če je tako nastavljena dostavna služba), kjer lahko sledijo dostavi svoje pošiljke.
Odpremo je mogoče vršiti tudi preko čitalca, kjer poskenirate nalepko kurirja in preko čitalca odpremite paket.
Vključitev čitalca v proces odpreme v NAVODILIH.
Naročila dobijo status "Odpremljen" in premaknejo se v nivo "Naročila - Odpremljena"
Če je tako dogovorjeno in nastavljeno se bo z zamikom kupcu poslal email z računom v elektronski obliki.
Naročila, ki so zaključena ( plačana - prejeta odkupnina ali plačana s kartico in imajo status da so dostavljena) se avtomatično premaknejo v Naročila - Zaključena
Končni statusi odpremljenih naročil
Vsako naročilo, ki je bilo odpremljeno (to pomeni, da ima tracking code in da je dobilo status "Odpremljeno"), preide po določenem času in dogodkih do svojega končnega statusa. V spodnji tabeli so našteti končni statusi in kdaj naročilo preide v enega od njih
| Status (oznaka) | Pomen | Samodejni prehod? | Samodejno izdela dobropis? |
| Zaključen (completed) | Stranka je prejela paket | Da, če za dostavno službo obstaja podpora sledenju paketa. ALI Uvoz odkupnine preko Excel tabele | Ne, nikoli (pomensko ne ustreza) |
| Brisan (manually_closed) | Uporabnik OM prekliče naročilo | Ne, vedno izvede uporabnik ročno | Da, vedno. |
| Preklican (canceled) | Stranka prekliče naročilo. | Ne, vedno izvede uporabnik ročno | Da, vedno. |
| Vračilo paketa (package_returned) | Paket je bil vrnjen, ker ga je stranka zavrnila / ni sprejela / naslov ni pravi | Da, če za dostavno službo obstaja podpora sledenju paketa IN Prišlo je do dogodka zavrnitve paketa. V primeru, da ni podprto sledenje, spremembo izvede OM uporabnik | Da, če je vključena možnost pod dodatnimi nastavitvami. |
| Odpremljeno - napaka (shipped_error) | Paket je bil odpremljen, vendar ni prišel do stranke | Da, če za dostavno službo obstaja podpora sledenju paketa. IN (Paket ima tracking številko in je bil odpremljen, vendar ga dostavna služba ni prejela v 30 dneh ALI Paket je dostavna služba sprejela, vendar v 60 dneh ni prišel do naslovnika ali bil zavrnjen). | Da, če je vključena možnost pod dodatnimi nastavitvami. |
Iskanje po filtrih
V iskanju naročil imate možnost, da iščete po spodaj naštetih filtrih. V nadaljevanju je podrobno vpisani kakšne kriterije lahko uporabljate.
- Naročilo kupca - iskanje po številki naročila iz spletne trgovine. Vedno se išče natančno po celotnem nizu. Če imate združena naročila (npr. 100,200,300), potem vpišite samo eno številko (npr. 100) za uspešno iskanje.
- Tracking number - tracking številka naročila, ki je bila dodana ob tiskanju nalepke ali uvozu tracking številk iz dostavne službe. Vedno se išče natančno po celotnem nizu.
- Ime in priimek - ime in priimek kupca ali prejemnika. Lahko iščete samo po določenih besedah(npr. kupec se imenuje "Janez Novak Gorenc", vi pa iščete samo po "Janez Gorenc"), obrnjenem vrstnem redu (npr. če je kupec "Janez Novak", bo zadetek tudi v primeru iskanja "Novak Janez") ali podnizu besede (npr. če je kupec "Janez Levjesrčni", bo iskanje delovalo tudi v primeru vnosa "Janez Levje"). Velikost črk ni pomembna.
- E-mail : email naslov mora biti pravilno vnešen - velikosti črk in posebni znaki (pike, pomišljaji, podvezaji) niso pomembni (npr. "ja-nez.no_vak@gmail.com bo najden tudi preko iskanja "janeznovak@gmail.com")
- GSM : mobilna številka prejemnika ali kupca. Lahko se išče po zadnjem delu številke. Npr. če je kupec vpisal "+38641100200", bo aplikacija našla zadetek, če iščete kot "100200". Ne bo pa našla v primeru vnosa "041100200" (vodilna 0 ni bila vnešena).
- Št. računa : Iskanje po celotni oznaki računa ali številke. Če imate npr. račun "SK-MK-23456", bo program našel račun pod celotno iskalno besedo ("SK-MK-23456") ali samo številko ("23456").
- Hitro iskanje : išče po Št. naročila, partner in prejemnik naslovu in kontaktnih podatkih, dodatnemu nazivu naročila, naročilu kupca, rok plačila prodajnega naročila, datum zaključka naročila, vrednosti celotnega naročila, tracking code, Id številke povezanih dokumentov (računi, dobavnice). Kljub poimenovanju polja iskanje ni hitro in pri velikim številom naročil lahko traja zelo dolgo. Zato jih je dobro omejiti s dodatnim kriterijem "Datum naročila od".
