Vkolikor podjetje želi računovodskem servisu omogoči samostojni prenos podatkov, mora le ta imeti dostop do MetaKocke :
- preko "Nastavitve" -> "Uporabniki" je potrebno dodati novega uporabnika,
- uporabnik mora nujno imeti pravico Nastavitve -> izmenava podatkov (glej spodnjo sliko).
Po uspešni prijavi se na strani "Izmenjava podatkov" lahko pripravite podatke za uvoz v računovodski program. Izmenjava deluje na naslednji način :
- določite katere podatke in za katero obdobje se bodo izvozili,
- ko bodo podatki pripravljeni, boste na vpisani email naslov prejeli e-pošto s navodili za prevzem podatkov,
- za prevzem boste potrebovali geslo, ki ga predhodno določite.
Spodaj sledi bolj podroben opis posameznih korakov.
- Obdobje za izvoz podatkov. Upoštevajo se naslednji datumski kriteriji :
- "od" : če je datum opravljene storitve pred datumom računa, potem se upošteva datum opravljene storitve. Drugače datum računa.
- "do" : če je datum opravljene storitve pred datumom računa, potem se upošteva datum opravljene storitve. Drugače datum računa.
ALI
- datum opravljene storitve je pred "od" in datum račune je med "od" in "do" - izvozijo se tudi PDF dokumenti posameznih računov.
- tip profila izvoza. Vsak profil lahko sestavlja svoj kontni plan in dodatni filtri (npr. tipi dokumentov, skladišča, itd). Profile nastavimo na MK podpori.
- pregled nastavljenih kontov in ostalih omejitev
- geslo za dostop. NI potrebno, da je enako geslu, ki ga uporabljate v MK. Priporočamo, da je to neko naključno geslo.
- e-mail naslov na katerega se bodo poslali podatki, ko bodo le ti pripravljeni. Podatki se običajno pripravijo pred 1 minuta, razen če pride do zasedenosti sistema ali če vključite možnost "Izvozi priponke". V tem primeru lahko traja tudi pol ure ali kakšno uro.
- ko vpišete vse vhodne podatke s klikom na "Pripravi podatke" pošljete zahtevek za pripravo podatkov
- pregled preteklih zahtevkov in statusi obdelave.