Creación automática de facturas

La funcionalidad está disponible para todos los usuarios de Gestión de Pedidos que deseen automatizar la creación de facturas y, en consecuencia, agilizar el flujo de trabajo.

En lugar de que el usuario haga clic en el botón ''Transferir a Factura'' y cree la factura en Gestión de pedidos, la automatización se asegura de que las facturas se creen para los pedidos con estado ''Nuevo'' asignado, reemplazando el trabajo manual:

Habilite la creación automática de facturas y configure las reglas en la configuración adicional según corresponda.

Al hacer clic en EDITAR, se abrirá un cuadro de diálogo con opciones de configuración para la emisión automática de facturas:

1. Países

Seleccione entre las opciones:

- Todos (la automatización se aplica a todos los países)

- Seleccionados (la automatización se aplica solo a los países seleccionados)

- Excepto los seleccionados (la automatización se aplica a todos los países, excepto a los seleccionados)

2. Retraso en horas y Tiempo máximo de ejecución

Retraso en horas representa el tiempo después del cual se emite la factura para el pedido con el estado Nuevo asignado. Tiempo máximo de ejecución en segundos.

Ejemplo de uso: después de 1 hora de haberse registrado el estado Nuevo, se emitirán facturas para los pedidos que cumplan esa condición. La operación tardará 360 segundos en completarse. Después de 360 segundos, la operación de automatización se detendrá y se relanzará más tarde. El tiempo límite para la creación de facturas debe establecerse; de lo contrario, la automatización funcionaría sin parar, lo que significa que los usuarios no podrían emitir la factura manualmente, ya que la emisión de facturas solo puede ser realizada por una persona a la vez.

3. Limitación del tiempo de creación

La limitación del tiempo de creación de facturas es obligatoria. Si no se establece la limitación, las facturas de ese día no se crearán. Para el tiempo de creación, introduzca las horas de cada día durante las cuales la automatización estará creando facturas. Alternativamente, utilizando la opción ''AÑADIR NUEVO'', la limitación puede agregarse manualmente para una fecha específica.

Ejemplo de uso:

• Limitar el tiempo de creación de facturas entre 15-7, ya que la automatización no debería estar trabajando durante el horario laboral de la empresa.  En este caso, la automatización estará preparando facturas fuera del horario laboral de la empresa, incluyendo la noche, de modo que estén listas para la mañana siguiente.
• Agregar la excepción en el día en que se realiza el inventario, ya que la automatización no debería estar trabajando durante dicha operación, ya que tendría un impacto en el nivel incorrecto de stock.

4. Límite de paquetes

Debido a posibles limitaciones de transporte y capacidad del almacén u otras restricciones, se puede establecer el número de facturas que deben crearse.

Para asegurar la numeración correcta, se deben introducir la hora de corte y los estados para los cuales se deben considerar los paquetes antes y después de la hora de corte introducida.

 
Ejemplo de uso:

• La empresa está utilizando envíos parciales, por lo tanto, en el mismo día los pedidos se preparan varias veces para el mismo país/servicio de entrega. Esto significa que la hora de corte debe establecerse, por ejemplo, a las 7:00 AM, que sería la hora de inicio del trabajo en el almacén, mientras que también deben indicarse los estados para los que la automatización debe verificar/contar los pedidos antes y después de la hora de corte. Antes de la hora de corte, la automatización debe contar solo los pedidos con estado Listo para despacho(facturas emitidas).

  Después de la hora de corte, debe revisar los pedidos con estados Listo para despacho y Despachado, ya que algunos ya están marcados como enviados, pero las capacidades de transporte (256 paquetes) aún no están cumplidas. Esto significa que la automatización emitirá las facturas para GLS SLO solo para 256 pedidos.
  
  

• La hora de corte no se aplica si no se utiliza el envío parcial, pero en caso de limitación de capacidad de transporte, los estados utilizados por MetaKocka para contar los pedidos deben configurarse de todas formas:

El número de facturas puede limitarse por servicio de entrega mediante un número máximo de paquetes o un peso máximo. Esto significa que MetaKocka creará facturas hasta que alcance uno u otro límite.

Los resultados y el proceso de generación de facturas se pueden seguir en: